In april van dit jaar kregen wij de vraag om ondersteuning te leveren bij de afdeling Metadata en Acquisitie van de Universiteitsbibliotheek Utrecht. Het verzoek ging hierbij niet om catalogiseerwerkzaamheden voor de fysieke collectie, maar om het bijhouden en invoeren van informatie over bestellingen in Record Manager van WMS, controleren en up-to-date houden van informatie over licenties in Collection Manager van WMS en bijkomende backoffice taken.
Na een eerste kennismaking door Wendy en Monique met de betrokken medewerkers via Teams is het werkpakket verder ingevuld. Zo was er sprake van een dagelijks terugkerende klus: het verwerken van de zogenaamde OASIS records. Bestellingen van fysieke boeken en e-books die namens medewerkers door de acquisitie afdeling in Proquest Oasis zijn ingediend moeten worden afgehandeld in WMS: controleren of het juiste record is gekozen en het toekennen van het e-book aan de juiste e-collectie.
Daarnaast konden we hulp bieden bij het opschonen van de e-collecties. E-journals en e-books worden ondergebracht in collecties, waaronder ook in eigen, lokale collecties. Het kwam hierbij voor dat er verdubbelingen waren met wereldwijde collecties. Op zich geen probleem, maar om de collectie beheersbaar te houden was ontdubbelen nodig. Titels in wereldwijde collecties worden centraal onderhouden; lokale collecties vereisen meer controle en handwerk. Én heel belangrijk, voor de eindgebruiker is een kortere lijst met minder verdubbelingen veel overzichtelijker.
Per 1 november worden de werkzaamheden rondom OASIS weer uitgevoerd door de afdeling acquisitie. Vanaf die periode tot het eind van het jaar proberen we nog zoveel mogelijk rondom de e-collecties te doen. Voor het uitvoeren van de werkzaamheden is wekelijks een variabel aantal uren beschikbaar, tot een bepaald maximum.
Bijzonder, maar wel prettig, was dat we de ondersteuning op afstand hebben kunnen uitvoeren. Voorstelrondes, instructies, wekelijkse overleggen en tussentijdse evaluaties hebben allemaal via Teams plaatsgevonden. De werkzaamheden zelf konden we zowel vanuit huis of vanuit ons kantoor uitvoeren.
De Universiteit Utrecht heeft, zo bleek bij de evaluatie het bijzonder prettig gevonden om deze klus door Ingressus te laten uitvoeren. Bas van Berkum:
“De UBU profileert zich in toenemende mate als een innovatieve bibliotheek, waarbij de aandacht van de medewerkers gericht wordt op de toekomst en continue verbetering van de werkprocessen. Het werken met het WMS-systeem geeft ons de gelegenheid alle processen opnieuw in te richten, en dit kost veel tijd. De inzet van Ingressus heeft ons flink geholpen door de klussen in de backoffice aan te pakken waar wij zelf geen tijd voor konden vinden. Wat we nodig hadden, extra inzet met ruime bibliotheek ervaring, heeft Ingressus ons kunnen leveren met Monique en Wendy. Het is heel fijn om te merken dat zij met wat hulp van ons als werkvoorbereiders, een sterke focus konden vinden om de bergen werk in de backoffice te doen slinken. Het is ook fijn om te zien dat zij klussen meteen goed oppikken en om kunnen zetten naar resultaat. Het wekelijkse overleg heeft mij aangetoond dat naast een hoge productie er vooral goed samengewerkt wordt, waarbij beide partijen plezier hebben in deze manier van werken “.